PENGENDALIAN DAN PENGELOLAAN OBAT
DI PENYIMPANAN DAN PELAYANAN
Upaya
meningkatkan mutu di bidang kesehatan tidak terlepas dari sumber daya yang
tersedia di tempat tempat pelayanan, berupa sumber daya manusia, sarana medis
dan non medis.
Tersedianya peralatan
kesehatan, obat obatan, SDM yang berlualitas dengan dedikasi yang tinggi sangat
berpengaruh terhadap mutu pelayanan kesehatan.
Pengendalian dan
Pengelolaan Obat merupakan upaya mengendalikan ketersediaan obat untuk
mencukupi kebutuhan pelayanan kesehatan masyarakat.
Kegiatan Pengendalian dan Pengelolaan Obat :
1. Melakukan
pengolahan data ketersediaan obat dan realisasi pengadaan obat
2. Data
ketersediaan Obat merupakan hasil olahan Laporan Permintaan Laporan Pemakaian
Obat dan Kartu Stok Obat
3. Data Ketersediaan
Obat memuat Sisa Stok Obat, Pemakaian Rata rata per bulan, dan Tingkat
kecukupan untuk masing masing jenis obat
4. Data Realisasi
Pengadaan Obat memuat jumlah obat yang telah diterima, sisa obat, waktu
penerimaan obat dari berbagai sumber
5. Data ketersediaan
Obat di olah pada masing masing pelayanan dianalisa dan evaluasi oleh masing
masing pimpinan, yang dapat menghasilkan informasi ketersediaan obat yang rawan
di masing masing pelayanan dan tingkat pimpinan yang berwenang.
6. Informasi
Ketersediaan Obat yang rawan dan data realisasi pengadaan obat digunakan
sebagai bahan pertimbangan dalam upaya pengendalian ketersediaan dan pengadaan obat.
7. Laporan
Permintaan, Laporan Penggunaan Obat dilakukan setiap bulan untuk masing masing
unit pelanyanan ke tingkat Pengendali diatasnya.
8. Unit Unit
Pelayanan dan Gudang Farmasi melakukan Entri data / pengolahan data secara
manual ataupun komputerisasi, untuk membantu pengendalian ketersediaan Obat.
9. Melakukan
analisa dan evaluasi ketersedian, kekosongan, kerawanan obat
10. Melakukan
pengadaan dan pendistribusian kemasing masing unit dan sub unit pelayanan
Untuk memenuhi yang
tersebut di atas diperlukan Sarana Pengolahan Data, secara komputerisasi.
Dalam rangka
pengolahan data Laporan Permintaan dan Pemakaian Obat disediakan sarana berupa
Aplikasi dari Microsoft Office Exel 2016
yang disebut Sistem Informasi Pengelolaan Obat di tingkat pelayanan (Kecamatan)
dan Pergudangan Obat Induk / Gudang
Farmasi (Kabupaten /Kota).
A.
Sistem Informasi
Pengelolaan Obat di Unit Pelayanan
Kecamatan
Unit Pelayanan
Induk mempunyai Unit Pelayanan seperti Kamar Obat, Kamar Suntik, Poli Gigi,
Kamar Kebidanan, Unit Gawat Darurat dan beberapa Sub Unit Pelayanan Pembantu.
Pada Aplikasi
Exel yang dibuat ini disediakan Unit Kamar Suntik, Kamar Kebidanan, Kamar Obat,
Poli Gigi, UGD dan 30 Unit Pelayanan Pembantu jumlah keseluruhan Unit adalah 35
Unit pelayanan obat (Maksimum).
Posisi Pengelola
data Obat ada di Gudang Obat Unit Pelayanan Induk, yang melayanani lebih kurang
35 Sub Unit Pelayanan Pembantu, 5 Unit ada di dalam Unit Pelayanan Induk dan
lebih kurang 3 sampai dengan 30 Sub Unit Pelayanan Pembantu ( Max 30 Sub Unit) diluat
Unit Pelayanan Induk termasuk Sub Unit Pelayanan Keliling.
Langkah Langkah
Kegiatan Pengelolaan Obat :
A.1 Persiapan
melaksanakan pengelolaan data
Download
Aplikasi LPLPO17.rar klik disini
Petunjuk
pengelolaan BACA DULU klik disini
Sebaiknya
sebelum melakukan entri data, para pengelola obat supaya membaca petunjuk
pengelolaan yang telah disediakan.
A.2 Entri Data
Pastikan seluruh
File yang sudah di download berada pada Lokasi D:\LPLPO17 supaya seluruh kegiatan entri data dapat berjalan
sempurna, perubahan lokasi data menyebabkan data tidak tersimpan sesuai tujuan
semula. Lokasi file dapat dilihat seperti gambar berikut.
 |
Lokasi File ada
di D:\LPLPO17
Jumlah File
seluruhnya ada 235 Files (Kegiatan untuk 5 Tahun)
Pertama di buka
Filenya adalah 1PENGELOLAAN OBAT.xlsx
Untuk membuka
file file lainnya untuk entri data.
Kegiatannya/Entri Data harus dimulai awal
bulan Januari tahun berjalan.
Cara membuka filenya maka klik Panggil File Isi Data I s/d V sesuai tahun pengelolaan Obat.
Tahun Pertama harus diisi, pada contoh disini diisi tahun 2017 dan yang lain tidak perlu.
Cara membuka filenya maka klik Panggil File Isi Data I s/d V sesuai tahun pengelolaan Obat.
Tahun Pertama harus diisi, pada contoh disini diisi tahun 2017 dan yang lain tidak perlu.
Sebagai Contoh membuka file , klik di PANGGIL FILE ISI DATA I, maka file terbuka adalah seperti
gambar berikut.
File ini berisi
7 Lembar Kerja yaitu START, EDITING, ISI
DATA, LPLPO, UPDATE, STOK OBAT dan RENCANA .
1. Lembar Kerja
(LK) START, menjelaskan seluruh
masing masing lembar kerja lainnya seperti tampak pada gambar.
2. Lembar Kerja EDITING, fungsinya untuk meng-edit
1.Nama Unit Pelayanan yang ikut dalam kegiatan (
Klik di No 1), maksimum nama nama peserta maksimum 35 Sub Unit, bisa jumlahnya
tidak sampai dengan 35 tersebut, maka yang lainnya ditulis Belum Tersedia. Setelah selesai data
di Simpan/Save dan Tutup / Close.
2.Nama
Obat, Jumlah Obat ada lebih kurang 326 item dan bisa ditambah
menjadi 361 item obat (maksimum), bisa dirubah dan ditambahi, Setelah selesai data di Simpan/Save dan
Tutup / Close.
3.Daftar
Harga, hanya mengisi data harga satuan (Rp.) sesuai harga pada tahun
kegiatan.
Pada Lembar
Kerja Editing Di Klik No. 1 Untuk membuka File Nama Unit yang di edit, Di Klik No. 2 Untuk membuka File Nama Obat
dan Klik di No.3 Untuk membuka file Daftar Harga.
Gambar Lembar
Kerja EDITING
Pada Lembar
Kerja Editing Di Klik No. 1 Untuk membuka File Nama Unit yang di edit, Di Klik No. 2 Untuk membuka File Nama Obat
dan Klik di No.3 Untuk membuka file Daftar Harga.
Di Klik No.
1 Editing Nama Unit.
Diisi / Edit
Nama Unit Pelaksana Teknis (UPT) Induk, Contoh disini ASAM ROWO, dirubah sesui Nama Unit
Pelayanan Induk Pengelola
Selanjutnya NAMA
NAMA UNIT PELAYANAN, dan ALAMAT yang lainnnya tidak perlu dirubah
Sebagai contoh
Nama Nama Sub Unit Pelayanan dari KAMAR OBAT Sampai dengan PUSTU 30
PACARKELING yang perlu di edit / dirubah sesuai dengan nama nama
Sub Unit Pelayanan Pembantu yang ada ditempat pengelola, termasuk Sub Unit
Pelayanan Keliling yang membawa obat obatan.
Setelah selesai editing, data di Simpan / Save dan
Tutup / Close.
Klik di
No.2 Editing Nama Obat
Yang di Edit
adalah No. Nama Obat, Satuan, Kemasan Isi dan Kemasan Jumlah satuan per kemasan
serta No. Klas Terapi, Kolom 1 s/d kolom 6.
Jumlah Nama Obat
ada 326 Item dan bisa diisi sampai dengan 361 Item dan perlu dipertimbang pula
dengan beberapa item lainnya seperti Serum dan Vaksin Yaitu Serum Anti Bisa
Ular (SABU) dan Juga Vaksin Anti Rabies (VAR) serta Vaksin Anti Tetanus (VAT)
dengan fasilitas penyimpanan khusus dan temperatur tertentu, demikian juga
persediaan Narkotika dan Psikotropika dengan pemakaian dan pelaporan khusus.
Setelah selesai editing, data di Simpan / Save dan
Tutup / Close.
Klik No. 3 untuk Editing Daftar Harga
Yang diisi pada
Daftar Harga yaitu di kolom 7 dan 8,
sedangkan kolom 1 s/d 6 terisi secara otomatis pada saat mengedit Nama Obat.
Setelah selesai editing, data di Simpan / Save dan
Tutup / Close.
3.Lembar Kerja ISI DATA
Pada Lembar
Kerja ISI DATA ini, merupakan kegiatan
yang paling utama dan paling banyak diisi datanya, karena menyangkut data
Pemakaian Obat, Penerimaan Obat dari Kamar Obat, Kamar suntik, sampai dengan Sub
Unit Pelayanan Pembantu dan juga sebagai bukti
pengeluaran Gudang Obat Unit Pelayanan Induk.
Nama Nama UPT
yang tercantum pada Lembar Kerja ini tidak
perlu dirubah, karena perubahannya sudah dilakukan pada Lembar Kerja
EDITING Nama Unit, tampilan di Lembar Kerja Isi Data disana merupakan tampilan otomatis
data terisi.
Yang Perlu di
klik adalah No. UPT 1 s/d No.UPT 35 untuk melakukan Enti Data.
Sebagai Contoh
di klik No.UPT 1, maka tampak
seperti gambar berikut.
Yang diisi data
data seperti kolom kolom yang judulnya berwarna merah, yaitu Kunjungan Resep
Bayar/Umum, Gratis, atau peserta Askes/BPJS serta no dan tgl. dokumen..
Pada Tahun berjalan untuk Bulan Januari diisi Kolom 4 sebagai data Stok Awal 1
Januari yang merupakan data stok opnama yang harus dilakukan setiap tahun yang
jumlahnya sama dengan Sisa Akhir Bulan Desember Tahun Lalu, Kolom 5 merupakan data penerimaan dari
Pengelola Obat Unit Induk pada bulan lalu misal Desember Tahun lalu, Kolom 9 Stok Akhir bulan, diisi data
persediaan akhir bulan ( Yaitu tanggal 28, atau 29 atau 30 atau 31 ) yang ada
di Sub Unit Pelayanan. Kolom 10, Permintaan,
data terisi dengan cara otomatis, bila tidak dapat diisi secara manual.
Kolom 11 Pemberian Obat dari Gudang Obat Induk Pelayanan
Kecamatan, merupakan bukti penerimaan Sub Unit
Pelayanan, dari Kamar Obat sampai dengan Sub Unit Pelayanan Pembantu dan sebagai Bukti
Pengeluaran Obat dari Gudang Obat Induk Pelayanan di Kecamatan.
Kolom kolom 6,7,
8 dan 10 terisi secara otomatis, khusus kolom 10 bisa diisi secara manual
sesuai dengan keperluan.
Selanjutnya :
Untuk Bulan Pebruari sampai Desember pada Tahun
Pengelolaan Yang bersangkutan, sama pengisiannya, kecuali Kolom 4 tidak perlu di isi karena terisi secara otomatis,
datanya sama dengan di Kolom 9 Stok Akhir Bulan, Laporan Pemakaian Laporan
Permintaan Obat bulan lalu.
Demikian juga
untuk Sub Unit Pelayanan lainnya (klik No. UPT 2 s/d 35 ) diisi datanya dengan
cara yang sama.
Setiap selesai mengisi data file disimpan / save terlebih
dulu, kemudian di tutup / close.
4.Lembar Kerja LPLPO
Yaitu Lembar
Kerja LPLPO yang harus diisi datanya oleh pengelola obat di tingkat Unit
Pelayanan Induk Kecamatan, berupa data Stok I Januari yaitu data stok opnama
obat obatan yang harus dilakukan setiap tahun, untuk penyesuaian keadaan obat
sebenarnya pada awal tahun, dengan melepaskan jumlah atau dikurangi data obat
obatan yang rusak, ataupun kadaluarsa.
Pada Lembar
Kerja LPLPO ini di Klik No. 0 s/d 12 warna ungu.
Contoh Klik No.
0 maka keluar Gambar sebagai berikut:
Data data yang
perlu di entri, ada di Kolom 4 jumlah yang sebenarnya yang dapat dipergunakan
dalam pelayanan dan Kolom 5 merupakan keterangan jumlah obat rusak dan atau
kadaluarsa.
Obat rusak
karena tidak layak digunakan serta Obat Kadaluarsa sebaiknya segera dimusnahkan
dengan membuat berita acara pemusnahan, disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi
dengan sepengetahuan Pimpinan.
Setelah selesai pengisian data, lakukan simpan data
/ save dan ditutup filenya / close
Selanjutnya
diisi Data LPLPO Setiap bulan untuk keperluan Pelaporan Bulanan maupun
Permintaan Obat ke Gudang Farmasi Kabupaten / Kota untuk Persediaan Obat di Unit Pelayanan Induk
Kecamatan.
Sebagai Contoh
di klik No. 1 maka terlihat Gambar Sebagai berikut : LPLPO Januari
Diisi Data data
umum, mulai Kunjungan Resep Bayar, Gratis, dan Peserta BPJS. Tanggal, Bulan,
Tahun dan Nomor Dokumen.
Pada Form isian
data LPLPO ini, terdiri dari 16 kolom, yang harus diisi adalah Kolom 5 Penerimaan bulan lalu (LPLPO
Januari Tahun ini, data penerimaannya Bulan Desember tahun lalu). Kolom 9 Stok
Akhir Bulan, diisi khusus untuk Bulan Januari, sedangkan bulan Pebruari s/d Desember terisi secara Otomatis,
dengan ketentuan data pada kolom kolom 11 sampai dengan 15 diisi setiap
penerimaan obat dari Gudang Obat / Farmasi Kabupaten / Kota.
Data yang diisi
pada kolom 11 s/d 15 merupakan bukti Penerimaan Obat oleh Unit Pelaksana
Pelayanan Kecamatan dari Gudang Farmasi dan sekaligus Bukti Pengeluaran Obat
dari Gudang Farmasi Kab/Kota.
Pemberian Obat
dari Gudang Farmasi Kab/Kota Bulan ini untuk digunakan sebagai pengisian
data Penerimaan Bulan Depan. Kegiatan
Entri data LPLPO ini dilakukan setiap bulan Januari sampai bulan Desember.
5.Lembar Kerja UPDATE
Pada Gambar
terlihat pemberi tahuan seperti berikut
Lembar Kerja
UPDATE atau Pembaruan data, digunakan untuk melakukan proses kalkulasi /
perhitungan secara komputer, dan juga membuka atau menutup file file perbantuan
yang digunakan dapat bekerja terisi secara otomatis.
Perintahnya
sederhana, misalkan diminta tekan tombol Ctrl
dan u ( Yang tertera pada gambar bisa u, x, l,m, n ) maka tekan tombol tersebut secara bersamaan, maka terjadilah proses
updating oleh komputer.
6.Lembar Kerja STOK OBAT
Terlihat gambar
sebagai berikut
Pada saat data
ini terlihat, merupakan data data Stok Obat Induk (Kolom 4), dan Stok Obat di
Sub Sub Unit total keseluruhannya yang terjadi saat ini (kolom 5, Entri data
terakhir dilakukan) serta jumlah pemakaian secara keseluruhan (kolom 6). Data
dapat terlihat dengan sempurna, setelah dilakukan Update.
Manfaat data ini
adalah untuk mengetahui dan mengendalikan persediaan obat di Unit Pelayanan,
sampai berapa lama sisa obat yang tersedia dapat digunakan, dan kapan melakukan
permintaan obat ke Gudang Farmasi, maupun mendistribusikan obat ke sub unit
pelayanan.
Selain keperluan
tersebut stok obat yang tertera pada data komputer ini apakah sama dengan yang
ada secara fisik di gudang obat, bila keadaannya tidak sama ada beberapa
kemungkinan yaitu data entri salah mengisinya, data belum lengkap, salah
distribusi dan atau barang hilang. Data ini dapat dicocokkan dengan kartu induk, klik pada baris ke 380 kolom C.
Maka terlihat Gambar sebagai berikut.
Klik pada
baris/row 380 kolom C
Data Kartu Induk
:
Pada Kartu Stok
Induk ini, untuk melihat data masing masing obat dengan mengisi nomor obat pada baris kolom D4, Pada contoh diatas diketik
nomor obat 1, maka yang keluar adalah Nama Obat Air Raksa Dental Use, kalau
terjadi selisih, dapat dilihat perbedaan di masing masing kolom 1 sampai dengan
kolom 6, apa yang terjadi disana, apakah ada kesalahan entri, distribusi pada
bulan bulan yang bersangkutan.Kondisi ini perlu perbaikan perbaikan pada Lembar
Kerja ISI DATA dan LPLPO untuk Sub Unit dan Bulan bersangkutan.
7.Lembar Kerja RENCANA
Pada Baris-kolom
F8 Tertulis RENCANA
TAHUNAN, di
klik pada F8 tersebut maka keluar data sebagai berikut.
Data ini terisi
secara otomatis, untuk perkiraan Perencanaan Pengadaan kebutuhan tahun yang
akan datang.
Data terisi
setelah dilakukan Update / pembaruan, secara otomatis.
Demikianlah
proses entri data untuk tahun berjalan, dan dilanjutkan dengan proses entri
data yang sama untuk tahun berikutnya, setelah kita kembali ke file
1PENGELOLAAN OBAT.xlsx
PERINGATAN YANG PERLU DIPERHATIKAN:
1. Peringatan Update, Don't Update, Help
1. Peringatan Update, Don't Update, Help
Yang perlu kita lakukan adalah klik Update
2.Peringatam Save, Don't Save, Cancel
Yang Perlu kita lakukan adalah Save
2.Peringatam Save, Don't Save, Cancel
Yang Perlu kita lakukan adalah Save
Selamat Bekerja,
Semoga Sukses
---------------------------------------------
untuk UPTD 20 Unit
B. Sistem Informasi Pengelolaan Obat Gudang Farmasi Kab/Kota
Untuk Pengelolaan Pada Gudang Farmasi Dapat Diikuti pada Blog SIPO5T
dan dapat di buka disini : Blog SIPO5T
untuk UPTD 20 Unit
Untuk Download File SIPO17.rar klik disini
Dan Petunjuknya klik disini
Blog Yang terkait adalah:
1.Pengendalian dan Pengelolaan Obat di Penyimpanan dan Pelayanan dengan 30 Unit Pelayanan Pembantu
2.Sistem Informasi PengelolaanObat 5 Tahun dengan 20 Unit Pelayanan Teknis
3.Applikasi Pengelolaan Obat Sistem Informasi Pengelolaan Obat dengan 60 Unit Pelayanan Teknis
4.SIPO Sistem InformasiPengelolaan Obat dengan 60 Unit Pelayanan Kesehatan
====================================================================================
PERHATIAN :
BAGI PEMBACA YANG BERMINAT MENAMBAH PENGHASILAN MELALUI TRADING INVESTASI
PERDAGANGAN MATA UANG ASING (HALAL),DAN MENDAPATKAN MODAL AKUN DEMO
$10000 (SEPULUH RIBU DOLLAR) KHUSUS UNTUK TRADING DEMO = VIRTUAL FOREX
DAN MENDAPATKAN $5 (LIMA DOLLAR) SEBAGAI MODAL CARI DUIT = LIVE FOREX
UNTUK TRADING DI PASAR PERDAGANGAN MATA UANG ASING, MAKA DAPAT MEMPELAJARI
MENDOWNLOAD SOFTWARE AGEA.
PERDAGANGAN MATA UANG ASING (HALAL),DAN MENDAPATKAN MODAL AKUN DEMO
$10000 (SEPULUH RIBU DOLLAR) KHUSUS UNTUK TRADING DEMO = VIRTUAL FOREX
DAN MENDAPATKAN $5 (LIMA DOLLAR) SEBAGAI MODAL CARI DUIT = LIVE FOREX
UNTUK TRADING DI PASAR PERDAGANGAN MATA UANG ASING, MAKA DAPAT MEMPELAJARI
MENDOWNLOAD SOFTWARE AGEA.
VIRTUAL FOREX = $10000 TRADING UNTUK BELAJAR SAMPAI BISA
===================================================================================
